Zaštita ličnih podataka – Politika privatnosti

General Logistics Systems d.o.o. Beograd

ZAŠTITA LIČNIH PODATAKA – POLITIKA PRIVATNOSTI
I
Identitet i kontakt podaci Rukovaoca obrade i lica za zaštitu podataka o ličnosti

General Logistics Systems d.o.o. Beograd (GLS Srbija) je privredno društvo čiji je osnivač društvo General Logistics Systems B.V., Amsterdam. GLS Srbija nudi pouzdanu i kvalitetnu uslugu dostave paketa, kao i ekspresnu dostavu, te dodatne logističke usluge.

Ukoliko želite da se obratite licu za zaštitu podataka o ličnosti, molimo da prvenstveno koristite e-mail adresu: dataprotection@gls-serbia.com. Možete nam se obratiti i pisanim putem, putem pošiljke naslovljene na lice za zaštitu podataka o ličnosti pri GLS Srbija:

Lice za zaštitu podataka o ličnosti pri GLS Srbija

General Logistics Systems d.o.o.

Pančevački put 152P, 11060 Beograd (Palilula)

Lični podaci

U skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti Republike Srbije ("Sl. glasnik RS", br. 87/2018), podatak o ličnosti je svaki podatak koji se odnosi na fizičko lice čiji je identitet određen ili odrediv, neposredno ili posredno, posebno na osnovu oznake identiteta, kao što je ime i identifikacioni broj, podataka o lokaciji, identifikatora u elektronskim komunikacionim mrežama ili jednog, odnosno više obeležja njegovog fizičkog, fiziološkog, genetskog, mentalnog, ekonomskog, kulturnog i društvenog identiteta.

Lice na koje se podaci odnose

Fizičko lice čiji se podaci o ličnosti obrađuju, odnosno čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi, a koji posećuje ili koristi našu internet stranicu.

Sources of data protection rights and data confidentiality obligations

GLS Serbia processes data under the provisions of the Law on Personal Data Protection of the Republic of Serbia ("Official Gazette of the RS", No. 87/2018 - hereinafter: "Law on Personal Data Protection").

GLS Serbia provides postal services or contributes to the provision of such services, so in this regard, it is obliged to comply with the provisions of the Law on Postal Services ("Official Gazette of RS", No. 77/2019) and to ensure the inviolability of the confidentiality of letters and other means of communication. All employees of GLS Serbia have an obligation to respect the confidentiality of letters and other means of communication.

Izvori prava za zaštitu podataka i obaveza čuvanja tajnosti podataka

GLS Srbija obrađuje podatke u skladu sa odredbama Zakona o zaštiti podataka o ličnosti Republike Srbije ("Sl. glasnik RS", br. 87/2018 - u daljem tekstu: Zakon o zaštiti podataka o ličnosti).

GLS Srbija pruža poštanske usluge ili doprinosi pružanju takvih usluga, pa je sa tim u vezi dužna da poštuje odredbe Zakona o poštanskim uslugama ("Sl. glasnik RS", br. 77/2019) i da pri obavljanju poštanskih usluga obezbedi nepovredivost tajnosti pisama i drugih sredstava opštenja. Svi zaposleni u GLS Srbija imaju obavezu da poštuju nepovredivost tajnosti pisama i drugih sredstava opštenja.

Sigurnost podataka

Sprovođenjem tehničkih i organizacionih mera, sva društva unutar GLS grupe ulažu najveće napore kako bi zaštitili lične podatke od gubitka ili zloupotrebe. Lični podaci obrađuju se isključivo u sistemima koji su zaštićeni prikladnim merama zaštite. GLS Srbija će u skladu sa razvojem tehnoloških dostignuća u najvećoj mogućoj meri prilagoditi sigurnost i mere za zaštitu ličnih podataka.

Dužina čuvanja ličnih podataka

Rukovalac čuva podatke u vremenskom roku koji je neophodan za postizanje ciljeva za koje su prikupljeni podaci i u skladu sa važećim zakonima i propisima.

Lične podatke koje obrađujemo na osnovu Vaše saglasnosti zadržavamo sve dok imamo Vašu saglasnost da ih čuvamo i obrađujemo i dok god je to potrebno za obavljanje usluge. U slučaju povlačenja sigurnosti, podatke brišemo u najkraćem, razumno mogućem roku. Ako je saglasnost data na određeni period važenja, podaci se brišu nakon isteka tog perioda važenja u najkraćem, razumno mogućem roku.

Lični podaci koje obrađujemo na osnovu legitimnog interesa čuvaju se sve dok postoji legitiman interes koji se ceni na osnovu testa legitimnog interesa.

Neke podatke (npr. određeni video materijal) čuvamo onoliko dugo koliko korisnik poštanskih usluga može pokrenuti postupke reklamacije u skladu sa Zakonom o poštanskim uslugama (do 6 meseci računajući od narednog dana od dana predaje pošiljke), sve pod uslovom da nije pokrenut postupak reklamacije, zbog čega podatke moramo čuvati i dalje u dokazne svrhe.

Svakako nam se možete obratiti s upitom o tome da li čuvamo Vaše podatke, koliko dugo i zašto, a isto tako možete zahtevati i njihov prenos, te brisanje, odnosno možete koristiti sva svoja prava predviđena Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti (vidi tačku IV – Prava korisnika).

II
PRIKUPLJANJE, OBRADA I KORIŠĆENJE LIČNIH PODATAKA PRILIKOM SLANJA POŠILJKI
Kategorije podataka, svrha obrade ličnih podataka i pravni osnov

U svrhu izvršenja usluge slanja pošiljke, i time ispunjenja ugovora sa svojim klijentima – pošiljaocima, u skladu sa članom 5 stavom 1 tačkom 2 Zakona o zaštiti podataka o ličnosti, uključujući dostavu pošiljke, plaćanje usluga, upravljanje prigovorima, plaćanje poreza, carinskih davanja, sigurnosnih mera i osiguranja kvaliteta, GLS Srbija prikuplja podatke o pošiljaocu (podaci o adresi, kontakt podaci, informacije za plaćanje i druge relevantne ugovorne podatke potrebne za izvršenje usluga koje je naručio pošiljalac), kao i podatke o primaocu (ime i prezime, adresu, poštanski broj, grad, država, broj telefona i e-mail adresu).

Podaci o primaocu koji su dati GLS-u, kao i dokumentacija sa sučelja (skenovi paketa na raznim lokacijama), te dokaz o isporuci (engl. POD) mogu biti obrađeni i pohranjivani od strane GLS-ovih podizvođača. GLS koristi podatke o primaocima samo u onoj meri koliko je to potrebno radi izvršenja ugovorne obveze. Svako dalje korišćenje nije dozvoljeno.

Vaše lične podatke možemo (osim od Vas) dobiti i od trećih strana – npr. pošiljalaca koji Vam šalju pošiljke koristeći naše usluge, ali i od drugih društva, odnosno službi koje nas eventualno angažuju.

Podatke o primaocu i pošiljaocu, zavisno od situacije i potrebe, delimo i sa našim podizvođačima (skladištima, dostavljačima, ugovornim partnerima) u onom obimu u kojem je to nužno radi izvršenja ugovorene usluge. U slučaju oštećenja/gubitka paketa, podaci se mogu deliti sa osiguravajućim društvom.

Prikupljamo i podatke o našim partnerima (podizvođačima, dostavljačima, voditeljima skladišta i drugim partnerima). Pre stupanja u poslovni odnos, ali i u toku trajanja istog, ukoliko se pojavi potreba, obvezni smo napraviti pozadinske provere poput poštovanja odredbi koje se odnose na sankcije, proveru korišćenih vozila, postojećih licenci i dozvola ili ostalih informacija, a za šta je nužno raspolagati odgovarajućim ličnim podacima. Navedene podatke delimmo prema potrebi sa spoljnim partnerima poput računovodstvenih servisa ili pravnih savetnika, sve radi ispunjenja ugovornih obaveza, odnosno naših legitimnih interesa.

Ukoliko ste kandidat za radno mesto u našem društvu, prikupljamo podatke koje nam sami ustupate, a brišemo ih ili odmah po završetku ciklusa zapošljavanja ili ih pak (u slučaju uspostavljanja radnog odnosa) zadržavamo, te eventualno prosleđujemo spoljnom partneru radi ispunjenja ugovornih obveza prema Vama kao našem zaposlenom.

Podatke obrađujemo na osnovu pristanka (na osnovu člana 12 stava 1 tačke 1 Zakona o zaštiti podataka o ličnosti) ili zbog našeg legitimnog interesa (na osnovu člana 12 stava 1 tačke 6 Zakona o zaštiti podataka o ličnosti).

Takođe, možemo prikupljati glasovne snimke nastale prilikom telefonskog kontakta s bilo kojom od naših službi za korisnike ili drugim našim zaposlenima. Ukoliko se prikupljaju glasovni snimci, svakako ćemo Vas obavestiti na početku samog razgovora. Glasovni snimci prikupljaju se radi osiguranja kvaliteta naše usluge.

Povremeno možemo i da Vam se obratimo sa pitanjima o Vašim preferencijama i mišljenjima putem anketa ili putem promocijskih ponuda, što je digitalni marketing koji predstavlja naš legitiman interes.

Odgovornost

Usklađenost sa važećim propisima o zaštiti podataka o ličnosti izvorna je obveza svakog društva unutar GLS grupacije. Prenos podataka od strane pošiljaoca GLS-ovom društvu ne predstavlja obradu podataka u tuđe ime.

Za dodatne usluge poput FlexDeliveryService i ShopDeliveryService potrebna je e-mail adresa ili broj telefona primaoca kako bi se istog moglo obavestiti o statusu pošiljke. GLS društva primaju telefonske brojeve i/ili e-mail adrese pošiljalaca koji su naručili takve dodatne usluge. Pošiljalac je odgovoran za prikladno prikupljanje takvih podataka, te pristanak primaoca na prenos svoje e-mail adrese i/ili broja telefona GLS-u.

Ukoliko imate pitanja o ovom postupku, molimo da se obratite svom ugovornom partneru (pošiljaocu). Takođe možete izjaviti svoje povlačenje saglasnosti prema GLS Srbija. U tom slučaju molimo da koristite kontakt podatke lica za zaštitu podataka o ličnosti unutar GLS Srbija. Ukoliko nam se želite obratiti putem e-maila koji nije enkriptiran, molimo da uzmete u obzir da se poverljivost poslatih informacija ne može garantovati. Moguće je da takve e-mailove pročita treća, neautorizovana strana. Takođe nam se možete obratiti i slanjem pisma licu za zaštitu podataka o ličnosti.

Deljenje podataka i primaoci

Po pravilu su samo pošiljalac i primalac pošiljke ovlašćeni primiti informacije o paketu. GLS pruža informacije o paketima trećim osobama (npr. nadležnim organima) samo na osnovu obavezujućih zakona. Dakle, u slučaju zakonske obaveze, zadržavamo pravo otkrivanja podataka o Vama nadležnim državnim organima, a sve u skladu sa članom 12 stavom 1 tačkom 3 Zakona o zaštiti podataka o ličnosti, kojim je propisano da je obrada zakonita ako je neophodna u cilju poštovanja pravnih obaveza rukovaoca.

Društva unutar GLS-ove grupacije ne prodaju, niti iznajmljuju lične podatke bilo kojoj trećoj strani. Međutim, postoje određene okolnosti u kojima GLS može deliti Vaše lične podatke slanjem dodatnog obaveštenja o tome. Osobe koje mogu primiti Vaše podatke mogu biti:

  • GLS-ovi podizvođači i ugovorni partneri u drugim državama EU ili izvan EU u svrhu dostave pošiljke od pošiljaoca primaocu (na osnovu člana 63 Zakona o zaštiti podataka o ličnosti);
    pridružene ili nepridružene treće strane koje na osnovu ugovora pružaju usluge za ili u ime GLS-a (Izvršitelji), pogotovo pružaoci IT usluga.
  • GLS Srbija je sa tim trećim stranama sklopila prikladne ugovore o zaštiti podataka;
  • druge osobe ili organizacije kada je to dozvoljeno važećim zakonom ili pravilima;
  • policija, drugo osoblje i agencije za nacionalnu bezbednost ili kao deo pravnog postupka sa svrhom zaštite naše imovine ili kao deo istrage vezane za kršenje GLS-ovih pravila i pravilnika, neovlašćenog pristupa i/ili korišćenja GLS-ove opreme ili bilo koje druge nelegalne aktivnosti.

III
PRIKUPLJANJE, OBRADA I KORIŠĆENJE LIČNIH PODATAKA PRILIKOM KORIŠĆENJA NAŠIH WEB STRANICA

Svaki put kada korisnik pristupi GLS-ovoj internet stranici, podaci se pohranjuju u tzv. log file (dnevnik rada). Privremeno se pohranjuju sledeći specifični podaci:

- IP broj računara sa kojeg je postavljen upit,

- naziv domena,

- datum i vreme pristupa,

- HTTP kod odgovora,

- posećene stranice,

- operativni sistem sa verzijom,

- pretraživač sa verzijom,

- rezolucija ekrana.

U svrhu korišćenja GLS-ovih stranica moglo bi biti potrebno da GLS-ovi serveri postave tzv. kolačiće, kojima se koriste tehnički administratori internet stranice. Svaki posetilac može konfigurisati svoj pretraživač tako da odbija kolačiće. Svi posetioci imaju pravo da odbiju kolačiće. Osim ako korisnik ne da svoj pristanak, podaci o kolačićima neće se pohraniti na računaru posetioca. U tom slučaju, podaci pohranjeni u kolačićima neće se prenijeti GLS-u. Funkcionalnost specifičnih delova internet stranice mogla bi biti nedostupna ukoliko se onemoguće kolačići.

GLS Srbija razlikuje otvorena i zatvorena područja za korišćenje GLS-ove internet stranice. Zatvoreno područje nužno je radi ostvarenja ugovora između GLS Srbija i njenih partnera. Pristup je dozvoljen samo uz korišćenje korisničkog imena i lozinke. Uz ostale funkcije, otvoreno područje korisnicima nudi e-mail kontakt obrazac, "Track and Trace". Podaci koji su uneti radi postavljanja upita putem e-mail obrasca, poput imena i prezimena, ulice, poštanskog broja, grada itd. potrebni su nam radi obrade Vašeg upita. Ne dolazi do prosleđivanja, prodaje ili bilo kojeg drugog načina prenosa Vaših ličnih podataka trećim stranama.

Podaci iz dnevnika rada (engl. logfile) na anonimni način se analiziraju u statističke svrhe. Statistički izveštaji koriste se radi procene korišćenja GLS-ovih internet stranica. Posebno se prikazuje raspored po kojem se posećuju stranice, te put napravljen između njih. Ovo se radi sa svrhom da GLS Hrvatska sazna kako da se unapredi iskoristivost stranice.

Slanje newsletter-a

GLS Srbija sve do opoziva pristanka ima pravo slati newsletter onim korisnicima koji su ranije pristali na slanje na e-mail adresu koju su naveli. Baza podataka za newsletter uključuje ime i prezime, e-mail adresu i vreme pristanka ili opoziva.

Ispitanici imaju pravo opozvati svoj pristanak u bilo kom trenutku, na način da samo kliknu na link koji se nalazi u newsletteru, ili pošalju obaveštenje na info@gls-serbia.com ili se obrate GLS-ovoj službi za korisnike. Baza podataka za newsletter koristi se isključivo radi slanja newslettera.

IV
PRAVA KORISNIKA

GLS Srbija poštuje prava i slobode korisnika. U skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti, imate sledeća prava:

  • pravo da zatražite informacije o obradi Vaših ličnih podataka;
  • pravo da pristupite Vašim ličnim podacima i pravo da tražite njihovu kopiju – saglasno Zakonu o zaštiti podataka o ličnosti, lice na koje se podaci odnose ima pravo da od rukovaoca zahteva informaciju o tome da li obrađuje njegove podatke o ličnosti, pristup tim podacima, kao i sledeće informacije:

- o svrsi obrade;

- o vrstama podataka o ličnosti koji se obrađuju;

- o primaocu ili vrstama primalaca kojima su podaci o ličnosti otkriveni ili će im biti otkriveni, a posebno primaocima u drugim državama ili međunarodnim organizacijama;

- o predviđenom roku čuvanja podataka o ličnosti, ili ako to nije moguće, o kriterijumima za određivanje tog roka;

- o postojanju prava da se od rukovaoca zahteva ispravka ili brisanje njegovih podataka o ličnosti, prava na ograničenje obrade i prava na prigovor na obradu;

- o pravu da se podnese pritužba Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti;

- dostupne informacije o izvoru podataka o ličnosti, ako podaci o ličnosti nisu prikupljeni od lica na koje se odnose;

  • pravo na ispravku, dopunu i brisanje Vaših ličnih podataka, u kom slučaju smo po prijemu zahteva ove vreste dužni da postupimo bez odlaganja;
  • pravo na ograničenje njihove obrade, u slučaju kada osporavate ispravnost podataka;
  • pravo na prijem i prenos podataka u strukturiranom, uobičajeno korišćenom i elektronski čitljivom formatu (pravo na prenosivost podataka – pravo lica da podatke prenese drugom rukovaocu bez ometanja od strane rukovaoca kojem su ti podaci bili dostavljeni ukoliko je obrada zasnovana na pristanku u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti ili na osnovu ugovora i ukoliko se obrada vrši automatizovano);
  • pravo na podnošenje prigovora protiv obrade Vaših ličnih podataka (ukoliko obradu zasnivamo na legitimnom interesu ili ukoliko obradu vršimo za potrebe direktnog marketinga, uključujući i profilisanje u tim slučajevima) i pravo na prekid njihove obrade;
  • pravo na pravna sredstva predviđena Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti, uključujući pravo na podnošenje pritužbe Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti i pravo na sudsku zaštitu;
  • pravo na povlačenje saglasnosti za obradu ličnih podataka (uz ograničenje da povlačenje saglasnoti ne utiče na zakonitost obrade koja je vršena pre povlačenja).

Korišćenje Vaših prava

Ukoliko želite koristiti svoja prava ili povući svoj izričit pristanak, molimo da pošaljete poruku licu za zaštitu podataka o ličnosti u GLS Srbija, te navedete koje pravo želite koristiti kako bi GLS Srbija mogla preduzeti nužne korake radi poštovanja Vaših prava: dataprotection@gls-serbia.com

Molimo da uzmete u obzir da Vaš opoziv pristanka na obradu podataka, brisanje podataka i/ili ograničavanje njihove obrade može rezultirati time da GLS Srbija, zbog prirode usluge koju treba pružiti, možda neće biti u mogućnosti izvršiti ugovorenu uslugu. Takođe, Vaš opoziv pristanka na obradu podataka, brisanje podataka i/ili ograničavanje njihove obrade može eventualno negativno uticati na ostvarivanje Vaših prava koja Vam pripadaju skladno Zakonu o poštanskim uslugama (npr. ostvarivanje prava na prigovor izvan roka).

Nadležni organ

Organ nadležan za zaštitu podataka je Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti Republike Srbije, kome možete podneti pritužbu u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti.

Kancelariju Poverenika možete kontaktirati putem adrese Bulevar kralja Aleksandra br. 15, 11 000 Beograd, Republika Srbija, ili putem adrese e-pošte: office@poverenik.rs ili putem broja telefona: +381 11 3408 900.